Lediga jobb som Chefssekreterare i Botkyrka

Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) är en statlig myndighet som bedriver världsledande forskning inom försvar och säkerhet till stöd för Sveriges militära och civila försvar. Forskningen spänner över flera områden, som exempelvis undervatten, cyberförsvar, rymd, telekrig, sensorsystem, civilt försvar, CBRNe (kemiska, biologiska, radiologiska, nukleära och explosiva ämnen), militära plattformar inklusive vapen och skydd samt säkerhetspolitiska analyser. FOI:s forskning spelar en nyckelroll i att bygga Sveriges försvarsförmåga.

Trivs du i en samordnande roll och har erfarenhet av att ge stöd till beslutsfattare? Då kan FOI vara din nya arbetsplats! Vi erbjuder ett arbetsliv i balans, en utvecklande arbetsmiljö och ett samhällsviktigt arbete!

Om tjänsten 

Som avdelningssekreterare för Vapen, skydd och säkerhet stödjer du avdelningsledningen genom att planera, följa upp och samordna avdelningens ärenden och aktiviteter. Arbetsuppgifterna omfattar bland annat kalenderhantering, granskning och kvalitetssäkring av handlingar samt beredning av beslutsunderlag.

Du tar fram presentationsmaterial och ansvarar för förberedelser inför möten, besök och andra avdelningsgemensamma forum. Tillsammans med kanslichefen och avdelningscontrollern verkar du för att utveckla, förvalta och säkerställa enhetliga rutiner inom avdelningen.

I rollen ingår även att initiera och bidra till förbättring av rutiner och processer, både på avdelningen och inom myndigheten när det är aktuellt. Du ger dessutom stöd till kollegor i deras arbete och medverkar till en strukturerad och effektiv ärendehantering.

Om enheten 

Natursköna Grindsjön ligger på Södertörn, ca 4 mil söder om Stockholm. SL-bussförbindelser finns med Tumba, Västerhaninge och Ösmo/Nynäshamn. Du kommer att ingå i sektionen VSS Verksamhetsstöd som består av administratörer, ekonomer och handläggare och  tillhör avdelningen Vapen, skydd och säkerhet .

Har du den kompetensprofil vi behöver?

Krav

Vi söker dig som har:

gymnasieutbildning
flerårig och relevant erfarenhet av att stödja beslutsfattare, gärna inom offentlig sektor
erfarenhet av att prioritera och driva flera ärenden samtidigt
mycket goda kunskaper av Office-paketet
mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska
god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på engelska
För att trivas i rollen som avdelningssekreterare ser vi att du är en noggrann och samarbetsinriktad person som arbetar strukturerat och proaktivt. Anpassningsförmåga och lyhördhet inför förändrade förutsättningar är en förutsättning för rollen. Du bör även självständigt kunna fatta välgrundade beslut med hög personlig mognad, gott omdöme och integritet. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Meriterande

 Det är meriterande om du har:

erfarenhet av att hantera sekretesskyddade handlingar
erfarenhet av att föra anteckningar vid möten
Vad erbjuder vi dig?

Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) är en statlig myndighet som bedriver världsledande forskning inom försvar och säkerhet till stöd för Sveriges militära och civila försvar. Vi erbjuder en unik arbetsplats där du får möjlighet att arbeta med det som är viktigt för totalförsvaret och hela samhället. Forskningen tillämpas både inom försvarsmyndigheter och hos civila aktörer och spelar en avgörande roll i att bygga en relevant och effektiv försvarsförmåga.

Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss:  https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html

Tjänsten är en tillsvidareanställning som kan komma att inledas med sex månaders provanställning.

Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 9:e december 2025!

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta Åsa Hammarström. Fackliga företrädare är Filip Gökstorp (Saco-S) och Kimmy Skånberg (OFR/S – ST). Samtliga nås på 08-555 030 00.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning efterfrågas vidimerade kopior på de utbildningar och tjänstgöringsintyg som är relevanta för tjänsten.

FOI är en myndighet varmed inlämnade ansökningshandlingar blir allmän handling som på begäran kan lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes. Visa mindre

Är du en chefsassistent som brinner för god service och få saker att fungera enkelt och smidigt?
I denna roll som chefsassistent är ditt fokus att vara ett administrativt och koordinerande stöd åt Botkyrkas Kommundirektör samt Kommunstyrelsens ordförande.
Vi söker dig som gillar ett högt tempo i kombination med att du trivs med att ge en hög grad av service till uppdragsgivarna som finns på kommunledningsförvaltningen.
Du är placerad på Samordnings- och utvecklingsenheten som finns på kommunledningsförvaltningen i Botkyrka kommun. Enheten arbetar med flera olika områden såsom ekonomi, uppföljning, personal, verksamhetsutveckling, administrativt stöd, utredningar och chefsstöd i många olika frågor.
Kommunledningsförvaltningen är kommunstyrelsens tjänstemannastab. Uppdraget är att hjälpa kommunstyrelsen i sitt arbete. Det gör förvaltningen genom att leda, samordna och följa upp helheten i den kommunala verksamheten samt genomföra arbete för att uppnå kommunstyrelsens beslutade årliga mål.



ARBETSUPPGIFTER
Som chefsassistent till kommunledningen ger du praktiskt och administrativt stöd till framförallt kommundirektör och kommunstyrelsen där du bidrar till att deras vardag fungerar smidigt. Rollen innebär ett nära samarbete med kommunledningen och i arbetet tar du egna initiativ till förbättring och arbetar proaktivt.
I rollen hanterar du mötesbokningar, mötesdokumentation, personaladministration samt att du ansvarar för administration kring konferenser vilket kan innebära att ta fram presentationsmaterial och göra bokningar. Det ingår också att ta emot besökare och förbereda möten och mötesrum. Tjänsten innebär också arbete med diarieföring och du assisterar kommundirektören med bland annat fakturahantering, inköp, viss budgetuppföljning och statistikuppföljning. Du bistår med underlag till behörighetsadministration och att uppdatera samarbetsrum. I rollen ingår ett flertal olika administrativa sysslor som kan variera över tid.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har gymnasieutbildning och eventuellt en eftergymnasial påbyggnad inom administration. Du behöver minst fem års erfarenhet av arbetet med administrativa uppgifter till en kommunledning eller motsvarande. Du är van att och har erfarenhet av att med öppenhet och nyfikenhet stödja och bidra där det behövs. Vi utgår ifrån att du har god kommunikativ förmåga, såväl muntligt som skriftligt. Du är van vid att arbeta i Officepaketet och behärskar det väl.

Personliga egenskaper som krävs för rollen:
• Serviceinriktad, Är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i sitt bemötande. Har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger sig för att leverera lösningar.

• Självgående, Tar ansvar för sin uppgift. Strukturerar själv sitt angreppssätt och driver sina processer vidare.

• Relationsskapande, Är utåtriktad och socialt aktiv i yrkesmässiga sammanhang. Skapar kontakter och underhåller relationer.



ÖVRIGT
Vår ledstjärna är Medborgarens fokus. Allt vi gör ska bidra till platsen Botkyrka och till dem som lever och verkar här. Botkyrkaborna är medskapare i all utveckling inom kommunen och vi möter de behov som finns genom att leva våra värdeord; öppna, ansvarstagande, modiga och energiska.
Vår organisation ska kännetecknas av mångfald och återspegla samhällets struktur. Vi vet att olikheter berikar och välkomnar alla att söka jobb hos oss. Välkommen att göra skillnad för medborgarna i Botkyrka. Tillsammans når vi resultat.


Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Visa mindre

Du är placerad på Samordnings- och utvecklingsenheten som finns på kommunledningsförvaltningen i Botkyrka kommun. Enheten arbetar med flera olika områden såsom ekonomi, uppföljning, personal, verksamhetsutveckling, administrativt stöd, utredningar och chefsstöd i många olika frågor.
Kommunledningsförvaltningen är kommunstyrelsens tjänstemannastab. Uppdraget är att hjälpa kommunstyrelsen i sitt arbete. Det gör förvaltningen genom att leda, samordna och följa upp helheten i den kommunala verksamheten samt genomföra arbete för att uppnå kommunstyrelsens beslutade årliga mål.



ARBETSUPPGIFTER
Är du en chefsassistent som brinner för god service och få saker att fungera enkelt och smidigt?
I denna roll som chefsassistent är ditt fokus att vara ett administrativt och koordinerande stöd åt Botkyrkas Kommundirektör samt Kommunstyrelsens ordförande.
Vi söker dig som gillar ett högt tempo i kombination med att du trivs med att ge en hög grad av service till uppdragsgivarna som finns på kommunledningsförvaltningen.
Som chefsassistent till kommunledningen ger du ett kvalificerat administrativt stöd till framförallt kommundirektör och kommunstyrelsen där du bidrar till att deras vardag fungerar smidigt. Rollen innebär ett nära samarbete med kommunledningen och i arbetet tar du egna initiativ till förbättring och arbetar proaktivt.
I rollen hanterar du mötesbokningar, mötesdokumentation, personaladministration samt att du ansvarar för administration kring konferenser vilket kan innebära att ta fram presentationsmaterial och göra bokningar. Tjänsten innebär också arbete med diarieföring och du assisterar kommundirektören med bland annat fakturahantering, inköp, viss budgetuppföljning och statistikuppföljning. Du bistår med underlag till behörighetsadministration och att uppdatera samarbetsrum. I rollen ingår ett flertal olika administrativa sysslor som kan variera över tid.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har gymnasieutbildning och eventuellt en eftergymnasial påbyggnad inom administration. Du behöver minst fem års erfarenhet av arbetet med administrativa uppgifter till en kommunledning eller motsvarande. Du är van att och har erfarenhet av att med öppenhet och nyfikenhet stödja och bidra där det behövs. Vi utgår ifrån att du har god kommunikativ förmåga, såväl muntligt som skriftligt. Du är van vid att arbeta i Officepaketet och behärskar det väl.
Vi premierar att du tycker om att skapa administrativa förenklingsmöjligheter så att vår vardag blir enklare.

För att lyckas i rollen bör du ha följande förmågor:
- Serviceinriktad
- Initiativtagande och lösningsorienterad
- Strukturerad
- Samarbetsförmåga
- God skriftlig förmåga i svenska språket
- Kulturell medvetenhet

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.


ÖVRIGT
Vår ledstjärna är Medborgarens fokus. Allt vi gör ska bidra till platsen Botkyrka och till dem som lever och verkar här. Botkyrkaborna är medskapare i all utveckling inom kommunen och vi möter de behov som finns genom att leva våra värdeord; öppna, ansvarstagande, modiga och energiska.
Vår organisation ska kännetecknas av mångfald och återspegla samhällets struktur. Vi vet att olikheter berikar och välkomnar alla att söka jobb hos oss. Välkommen att göra skillnad för medborgarna i Botkyrka. Tillsammans når vi resultat.


Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Visa mindre