Lediga jobb som Chefssekreterare och VD-assistenter m.fl. i Botkyrka

Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) är en statlig myndighet som bedriver världsledande forskning inom försvar och säkerhet till stöd för Sveriges militära och civila försvar. Forskningen spänner över flera områden, som exempelvis undervatten, cyberförsvar, rymd, telekrig, sensorsystem, civilt försvar, CBRNe (kemiska, biologiska, radiologiska, nukleära och explosiva ämnen), militära plattformar inklusive vapen och skydd samt säkerhetspolitiska analyser. FOI:s forskning spelar en nyckelroll i att bygga Sveriges försvarsförmåga.

Trivs du i en samordnande roll och har erfarenhet av att ge stöd till beslutsfattare? Då kan FOI vara din nya arbetsplats! Vi erbjuder ett arbetsliv i balans, en utvecklande arbetsmiljö och ett samhällsviktigt arbete!

Om tjänsten 

Som avdelningssekreterare för Vapen, skydd och säkerhet stödjer du avdelningsledningen genom att planera, följa upp och samordna avdelningens ärenden och aktiviteter. Arbetsuppgifterna omfattar bland annat kalenderhantering, granskning och kvalitetssäkring av handlingar samt beredning av beslutsunderlag.

Du tar fram presentationsmaterial och ansvarar för förberedelser inför möten, besök och andra avdelningsgemensamma forum. Tillsammans med kanslichefen och avdelningscontrollern verkar du för att utveckla, förvalta och säkerställa enhetliga rutiner inom avdelningen.

I rollen ingår även att initiera och bidra till förbättring av rutiner och processer, både på avdelningen och inom myndigheten när det är aktuellt. Du ger dessutom stöd till kollegor i deras arbete och medverkar till en strukturerad och effektiv ärendehantering.

Om enheten 

Natursköna Grindsjön ligger på Södertörn, ca 4 mil söder om Stockholm. SL-bussförbindelser finns med Tumba, Västerhaninge och Ösmo/Nynäshamn. Du kommer att ingå i sektionen VSS Verksamhetsstöd som består av administratörer, ekonomer och handläggare och  tillhör avdelningen Vapen, skydd och säkerhet .

Har du den kompetensprofil vi behöver?

Krav

Vi söker dig som har:

gymnasieutbildning
flerårig och relevant erfarenhet av att stödja beslutsfattare, gärna inom offentlig sektor
erfarenhet av att prioritera och driva flera ärenden samtidigt
mycket goda kunskaper av Office-paketet
mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska
god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på engelska
För att trivas i rollen som avdelningssekreterare ser vi att du är en noggrann och samarbetsinriktad person som arbetar strukturerat och proaktivt. Anpassningsförmåga och lyhördhet inför förändrade förutsättningar är en förutsättning för rollen. Du bör även självständigt kunna fatta välgrundade beslut med hög personlig mognad, gott omdöme och integritet. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Meriterande

 Det är meriterande om du har:

erfarenhet av att hantera sekretesskyddade handlingar
erfarenhet av att föra anteckningar vid möten
Vad erbjuder vi dig?

Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) är en statlig myndighet som bedriver världsledande forskning inom försvar och säkerhet till stöd för Sveriges militära och civila försvar. Vi erbjuder en unik arbetsplats där du får möjlighet att arbeta med det som är viktigt för totalförsvaret och hela samhället. Forskningen tillämpas både inom försvarsmyndigheter och hos civila aktörer och spelar en avgörande roll i att bygga en relevant och effektiv försvarsförmåga.

Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss:  https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html

Tjänsten är en tillsvidareanställning som kan komma att inledas med sex månaders provanställning.

Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 9:e december 2025!

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta Åsa Hammarström. Fackliga företrädare är Filip Gökstorp (Saco-S) och Kimmy Skånberg (OFR/S – ST). Samtliga nås på 08-555 030 00.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning efterfrågas vidimerade kopior på de utbildningar och tjänstgöringsintyg som är relevanta för tjänsten.

FOI är en myndighet varmed inlämnade ansökningshandlingar blir allmän handling som på begäran kan lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes. Visa mindre

Är du en driven och serviceinriktad person som vill bidra till en hållbar samhällsutveckling och som trivs med att koordinera, är lösningsorienterad och självgående? Då kan tjänsten som VD- assistent på SFAB vara något för dig.

SFABs verksamhet spelar en betydande roll i den cirkulära ekonomin. Vi bidrar till en trygg och miljösmart energianvändning, hållbar samhällsutveckling samt ett genuint ansvarstagande för vår omvärld. Företaget levererar energi till två tredjedelar av de som bor och verkar i Huddinge, Botkyrka och Salem - en av Sveriges mest expansiva regioner med stora planer på nybyggnation av både bostäder och arbetsplatser. (https://sfab.se/)https://rekrytering.sfab.se/

Som VD-assistent kommer du bl.a:

- Ansvara för årsplanering av styrelsemöten och -konferenser, planera inför och skicka kallelser
- Boka och sammankalla möten och skriva protokoll
- Bistå vid planering av olika resor, företagsevent/konferenser/kick-off m.m.
- Digital dokumenthantering
- Bistå vid intern och extern kommunikation
- Övriga förekommande administrativa arbetsuppgifter på kontoret


I rollen som VD-assistent kommer du att koordinera vardagen för VD. Du är en viktig pusselbit i det dagliga arbetet. Du bistår även vid intern och extern kommunikation och med dokumentation samt i projekt för att utveckla vår kontorsmiljö. Du är prestigelös och inte rädd för att hugga i där det behövs.

Krav:

- Erfarenhet av att arbeta med styrelser och som VD-assistent eller motsvarande
- Erfarenhet av administration & koordinering runt styrelsearbete
- Erfarenhet av dokumenthantering
- God vana av Officepaketet och vid något dokumenthanteringsprogram
- Van att arbeta i projektform och leda projekt
- Lätt att uttrycka dig kommunikativt på Svenska i både tal och skrift


SFAB arbetar inom samhällskritisk verksamhet och rekryteringsprocessen innehåller bakgrundskontroll slutkandidater.

Vi söker dig som är:

Noggrann och ansvarsfull eftersom du ska förstå både helheten och detaljerna och motiveras av arbetsuppgifterna.

Serviceinriktad och social eftersom ditt arbete präglas av samarbete med både VD och många andra delar av företaget.

Meriterande om du:

- Högskoleutbildning eller annan eftergymnasial utbildning inom ekonomi, kommunikation eller marknadsföring
- Erfarenhet av att arbeta med marknadskommunikation
- B - Körkort
- Jobbat i liknande bransch eller kommunal verksamhet


SFAB som arbetsgivare:

Vi vet att våra medarbetare är nyckeln till framgång därför arbetar vi medvetet för att skapa en stimulerande och ansvarstagande arbetsplats, där kompetensutveckling och balans i livet är viktiga delar. Mångfald och jämställdhet hjälper oss att utvecklas. Vi erbjuder förmåner som t.ex gym på arbetsplatsen, arbetstidsförkortning, visst distansarbete, attraktivt friskvårdsbidrag, lunchförmån, regelbundna hälsokontroller, men även en aktiv personalklubb.

Övrigt:
Start: Omgående eller enligt överenskommelse
Arbetstider: Kontorstider med flex
Placering: På vårt kontor i Norsborg
Anställningsform: Heltid tillsvidare, vi tillämpar 6 månaders provanställning
det finns möjlighet till ett deltids upplägg för dig som söker det minst 75%)
Ansökan: Skicka din ansökan här! (https://jobb.tillvaxtbotkyrka.com/jobs/2173318-vd-assistent-som-vill-bidra-till-samhallet-och-en-miljosmart-energianvandning/1e9e5659-c6fd-408a-b0d0-6d8272e60c41)

Rekryteringen görs i samarbete med Tillväxt Botkyrka. Urvalet sker löpande och dina svar på ansökningsfrågorna ligger till grund för bedömning av din ansökan. Visa mindre

Vi söker dig som vill vara med på en spännande resa tillsammans med Hummeltorp som växer nationellt och globalt. Du kommer att supportera VD i hans arbete och du är den som ser till så att dagarna fungerar så optimalt som möjligt.
 
Om rollen
Hummeltorp är företaget som brinner för att verkligen göra skillnad gällande hållbar och klimatsmart återvinning. Företaget befinner sig i en omfattande tillväxtfas, och växer både nationellt och internationellt. Hummeltorps VD, Christer, behöver nu en assistent för att få dagarna att gå ihop.

Dagarna kommer att variera men vanligt förekommande arbetsuppgifter är:
 
Förbereda och administrera kring möten, det vill säga inbjudningar, agendor, material, protokoll och uppföljning
Ansvara för kalenderhantering, mötesbokning och logistik kring resor
I samråd med VD prioritera och hantera mejl och samtal
Planera och administrera konferenser, events, seminarier och möten
Ta fram dokument, presentationer och liknande i Powerpoint, Word, Excel

 
Vem tror vi passar för jobbet? 
Vi söker dig som känner dig trygg i rollen som VD-assistent eller Executive Assistant och har arbetat i en liknande roll i några år. Du är van vid att arbeta i en snabbrörlig miljö där du ibland behöver ställa om fort.

Som person ser vi att du är självgående, strukturerad och prestigelös. Du har integritet och är professionell i ditt bemötande och arbetssätt. Här kommer du även att få sätta upp rutiner, processer och jobba med digitalisering så du behöver vara en vän av ordning och reda. Du känner dig trygg i hela Officepaketet och är flytande i både svenska och engelska, i tal och skrift.
 
Om Hummeltorp
Hummeltorp Sverige AB är ett företag inom den cirkulära ekonomin som växer fort både nationellt och globalt. Vi utvecklar flera världsunika metoder och tekniker inom återvinning, masshantering och vattenrening.

Med en återvinningsgrad på 96% återvinner vi schaktmassor och jord och ser till att de kan återanvändas någon annanstans. Vi arbetar alltid med miljöns och framtida generationers bästa. Vi har fokus på hållbar och klimatsmart återvinning. Vår huvudanläggning finns i Grödinge, södra Stockholm.

För mer information se: www.hummeltorp.se
 
Vill du veta mer?
I den här rekryteringen samarbetar Hummeltorp med OnePartnerGroup Stockholm. Tjänsten är på heltid med start enligt överenskommelse och du kommer att ha din arbetsplats på Hummeltorps anläggning i Grödinge eller på kontoret vid World Trade Center i centrala Stockholm.

Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvariga rekryteringskonsulter Josefine Blomkvist på [email protected] eller Christina Stenbeck på [email protected]

Vänta inte med att skicka in din ansökan då vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vi tar inte emot ansökningarna via mejl. Om du går vidare i processen kommer du att få genomföra två arbetspsykologiska tester för att vi ska kunna göra den bästa matchningen av kandidater.

Vi ser fram emot att läsa din ansökan! Visa mindre

Botkyrkabyggen är ett av landets större allmännyttiga bostadsföretag med ca 10 700 hyresbostäder och drygt 140 anställda. Vi arbetar för att vara landets mest kundorienterade företag med ledorden
nära-engagerade-pålitliga. Botkyrkabyggen är ett företag som arbetar för ökad mångfald, en
jämn könsfördelning av kvinnor och män i olika åldrar och med spridning i etnisk bakgrund
hos personalen.

Vi söker en VD-assistent till vår ekonomiavdelning med placering på vårt huvudkontor i Tumba. Du kommer ingå i en avdelning som består av åtta personer och rapportera direkt till ekonomichefen. Tjänsten är en koordinerande, assisterande och supporterande roll med allt från traditionella assistentuppgifter till mer avancerade uppdrag som kräver kreativa lösningar.



Huvudsakliga ansvarsområden/arbetsuppgifter
Som VD-assistent kommer du arbeta nära företagets VD samt ekonomichef och vara ett stöd i administrativa arbetsuppgifter såsom att samordna kalenderbokningar och möten, boka lokaler och konferenser samt sköta administrationen gällande våra poolbilar. Vidare ingår det i tjänsten att hantera olika typer av inköp, fakturor och resebokningar. Du kommer att vara sekreterare i styrelsen vilket innefattar insamling, genomgång och utskick av styrelsematerial samt beredningsarbete, protokollskrivning och diarieföring inklusive löpande kontakter med ägaren. I rollen ingår även ansvaret som dataskyddssamordnare inom ramen för GDPR samt att bolagets krishanteringsplan efterlevs med där löpande underhåll av tillhörande krisapp. I övrigt kan det förkomma allehanda arbetsuppgifter på ekonomiavdelningen inom ramen för att vara varandra behjälpliga vid eventuell frånvaro och andra åtaganden av administrativ karaktär.



Kravprofil
Du bör ha lägst gymnasiekompetens samt några års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har goda kunskaper inom Officepaketet och kan uttrycka dig väl i svenska både i tal och skrift. Som person är du en god administratör, social och har hög integritet. Det är även viktigt att du är proaktiv, strukturerad och flexibel i ditt arbetssätt. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.



Vårt erbjudande
Botkyrkabyggen erbjuder ett stimulerande arbete med goda möjligheter till utveckling och många kontaktytor både i och utanför företaget. Vi erbjuder ett generöst friskvårdsbidrag, sjukvårdsförsäkring och ett gott arbetsklimat. Botkyrkabyggen är en rökfri arbetsplats. Tjänsten är en tillsvidareanställning.



Ansökan
Välkommen att skicka din ansökan med CV och personligt brev senast den 19 juni. Urval och intervjuer sker löpande. För mer information, kontakta gärna ekonomichef Fredrik Vitrera Luiga tel. 070-162 94 82. Visa mindre

Dina arbetsuppgifter
Just nu söker vi för kunds räkning en VD-assistent/Marknadsassistent. Vår kund är en ledande livsmedelsgrossist som är i en stark tillväxtfas. I din tjänst stöttar du företagets VD med att bland annat planera och administrera ledningsarbete, föra protokoll, vara delaktig i budgetarbete och arbeta med PR och marknadsföring. Du är spindeln i nätet och du har stor variation i dina arbetsuppgifter. Resor inom Europa förekommer tillsammans med VD, främst till matmässor och till leverantörer. I din tjänst rapporterar du till VD.

Arbetstiderna är 8:00-17:00 och kontoret är placerat i söderort. Detta är en rekrytering vilket innebär att du blir anställd direkt av vår kund.

Några av dina arbetsuppgifter:

- Administrativ support till VD
- Vara behjälplig i ad-hoc uppgifter och vara spindeln i nätet på kontoret
- Kontakt med leverantörer
- Ta fram underlag för rapporter och förbereda presentationsmaterial inför möten
- Dokumenthantering
- Arbete med PR och kommunikation
-Ta fram kostnadskalkyler och vara delaktig i budgetarbete och resultatsammanställningar


Om företaget
Mer information om företaget ges vid intervjun.

Din profil
Vi söker dig som har erfarenhet av en liknande roll i minst tre år. Du är van vid att arbeta administrativt och är van att hantera många olika uppgifter samtidig. Vi ser även att du har viss erfarenhet av arbete med marknadsföring samt att du har arbetat med ekonomirelaterad administration. Har du erfarenhet från ett företag inom livsmedelsindustrin samt har arbetat i Fortnox och/eller Microsoft Dynamics är det meriterande. Goda kunskaper i Svenska och Engelska i tal och skrift är ett krav. Goda kunskaper i Office-paketet är ett krav.

Som person är du strukturerad och säkerställer att dina arbetsuppgifter genomförs noggrant. Du trivs med att arbeta självständigt samtidigt som du tycker om att samarbeta med andra. Du har ett starkt driv och vågar ta egna initiativ, samt att du är flexibel och har lätt för att anpassa dig till nya arbetsuppgifter.



Om 2Complete
2Complete är ett auktoriserat rekryterings- och bemanningsföretag som arbetar med personligt engagemang samt en passion för arbete och personal. Vår auktorisation i Kompetensföretagen ger oss i sin tur medlemskap i Almega och Svenskt Näringsliv.

Det är för oss av yttersta vikt att de personliga förutsättningarna stämmer överens mellan kund och kandidat, likväl som kompetensen. För att uppnå detta vill vi som arbetar på 2Complete skapa en så nära och personlig relation med kunder och kandidater som möjligt. Ett arbete efter dessa riktlinjer skapar förtroende och trygghet, värden som är självklara för en lyckad rekryteringsprocess. Vi rekryterar och bemannar under tjänstemannaavtalet såväl som arbetaravtalet, allt från juniora tjänster till chefer och specialister.

2Complete Group samt alla dess dotterbolag är auktoriserade medlemmar inom Kompetensföretagen, Almega samt Svenskt Näringsliv och har varit det sedan 2011.

Sökord: VD-assistent, Marknadsföring, Marknadsassistent, Marknadskoordinator, PR, Ledningassistent, Administratör, Administration Visa mindre

Dina arbetsuppgifter
Just nu söker vi för kunds räkning en VD-assistent/Marknadsassistent. Vår kund är en ledande livsmedelsgrossist som är i en stark tillväxtfas. I din tjänst stöttar du företagets VD med att bland annat planera och administrera ledningsarbete, föra protokoll, vara delaktig i budgetarbete och arbeta med PR och marknadsföring. Du är spindeln i nätet och du har stor variation i dina arbetsuppgifter. Resor inom Europa förekommer tillsammans med VD, främst till matmässor och till leverantörer. I din tjänst rapporterar du till VD.

Arbetstiderna är 8:00-17:00 och kontoret är placerat i söderort. Detta är en rekrytering vilket innebär att du blir anställd direkt av vår kund.

Några av dina arbetsuppgifter:

- Administrativ support till VD
- Vara behjälplig i ad-hoc uppgifter och vara spindeln i nätet på kontoret
- Kontakt med leverantörer
- Ta fram underlag för rapporter och förbereda presentationsmaterial inför möten
- Dokumenthantering
- Arbete med PR och kommunikation
-Ta fram kostnadskalkyler och vara delaktig i budgetarbete och resultatsammanställningar


Om företaget
Mer information om företaget ges vid intervjun.

Din profil
Vi söker dig som har erfarenhet av en liknande roll i minst tre år. Du är van vid att arbeta administrativt och är van att hantera många olika uppgifter samtidig. Vi ser även att du har viss erfarenhet av arbete med marknadsföring samt att du har arbetat med ekonomirelaterad administration. Har du erfarenhet från ett företag inom livsmedelsindustrin samt har arbetat i Fortnox och/eller Microsoft Dynamics är det meriterande. Goda kunskaper i Svenska och Engelska i tal och skrift är ett krav. Goda kunskaper i Office-paketet är ett krav.

Som person är du strukturerad och säkerställer att dina arbetsuppgifter genomförs noggrant. Du trivs med att arbeta självständigt samtidigt som du tycker om att samarbeta med andra. Du har ett starkt driv och vågar ta egna initiativ, samt att du är flexibel och har lätt för att anpassa dig till nya arbetsuppgifter.



Om 2Complete
2Complete är ett auktoriserat rekryterings- och bemanningsföretag som arbetar med personligt engagemang samt en passion för arbete och personal. Vår auktorisation i Kompetensföretagen ger oss i sin tur medlemskap i Almega och Svenskt Näringsliv.

Det är för oss av yttersta vikt att de personliga förutsättningarna stämmer överens mellan kund och kandidat, likväl som kompetensen. För att uppnå detta vill vi som arbetar på 2Complete skapa en så nära och personlig relation med kunder och kandidater som möjligt. Ett arbete efter dessa riktlinjer skapar förtroende och trygghet, värden som är självklara för en lyckad rekryteringsprocess. Vi rekryterar och bemannar under tjänstemannaavtalet såväl som arbetaravtalet, allt från juniora tjänster till chefer och specialister.

2Complete Group samt alla dess dotterbolag är auktoriserade medlemmar inom Kompetensföretagen, Almega samt Svenskt Näringsliv och har varit det sedan 2011.

Sökord: VD-assistent, Marknadsföring, Marknadsassistent, Marknadskoordinator, PR, Ledningassistent, Administratör, Administration Visa mindre

Dina arbetsuppgifter
Just nu söker vi för kunds räkning en VD-assistent. Vår kund är en ledande livsmedelsgrossist som är i en stark tillväxtfas. I din tjänst stöttar du företagets VD med att bland annat planera och administrera ledningsarbete, föra protokoll, vara delaktig i budgetarbete och arbeta med PR och marknadsföring. Du är spindeln i nätet och du har stor variation i dina arbetsuppgifter. Resor inom Europa förekommer tillsammans med VD, främst till matmässor och till leverantörer. I din tjänst rapporterar du till VD.

Arbetstiderna är 8:00-17:00 och kontoret är placerat i söderort. Detta är en rekrytering vilket innebär att du blir anställd direkt av vår kund.

Några av dina arbetsuppgifter:

- Administrativ support till VD
- Vara behjälplig i ad-hoc uppgifter och vara spindeln i nätet på kontoret
- Kontakt med leverantörer
- Ta fram underlag för rapporter och förbereda presentationsmaterial inför möten
- Dokumenthantering
- Arbete med PR och kommunikation
-Ta fram kostnadskalkyler och vara delaktig i budgetarbete och resultatsammanställningar


Om företaget
Mer information om företaget ges vid intervjun.

Din profil
Vi söker dig som har erfarenhet av en liknande roll i minst tre år. Du är van vid att arbeta administrativt och är van att hantera många olika uppgifter samtidig. Har du erfarenhet från ett företag inom livsmedelsindustrin samt har arbetat i Fortnox och/eller Microsoft Dynamics är det meriterande. Goda kunskaper i Svenska och Engelska i tal och skrift är ett krav. Goda kunskaper i Office-paketet är ett krav.

Som person är du strukturerad och säkerställer att dina arbetsuppgifter genomförs noggrant. Du trivs med att arbeta självständigt samtidigt som du tycker om att samarbeta med andra. Du har ett starkt driv och vågar ta egna initiativ, samt att du är flexibel och har lätt för att anpassa dig till nya arbetsuppgifter.



Om 2Complete
2Complete är ett auktoriserat rekryterings- och bemanningsföretag som arbetar med personligt engagemang samt en passion för arbete och personal. Vår auktorisation i Kompetensföretagen ger oss i sin tur medlemskap i Almega och Svenskt Näringsliv.

Det är för oss av yttersta vikt att de personliga förutsättningarna stämmer överens mellan kund och kandidat, likväl som kompetensen. För att uppnå detta vill vi som arbetar på 2Complete skapa en så nära och personlig relation med kunder och kandidater som möjligt. Ett arbete efter dessa riktlinjer skapar förtroende och trygghet, värden som är självklara för en lyckad rekryteringsprocess. Vi rekryterar och bemannar under tjänstemannaavtalet såväl som arbetaravtalet, allt från juniora tjänster till chefer och specialister.

2Complete Group samt alla dess dotterbolag är auktoriserade medlemmar inom Kompetensföretagen, Almega samt Svenskt Näringsliv och har varit det sedan 2011.

Sökord: VD-assistent, Ledningassistent, Administratör, Administration Visa mindre

Har kommer du arbetar som VD assistent eller administratör. Vi söker dig som är kommunikativ, driven och strukturerad till rollen som Chefsassistent.För att klara detta är du mycket serviceinriktad och har sedan tidigare en grundläggande förståelse.Dina arbetsuppgifter är bland annat att:- Planera, administrera och möten inklusive räkningar och utlägg- Hantera enklare ekonomisk uppföljning och rapporteringVarmt välkommen med din ansökan! Visa mindre

Arbetsbeskrivning
Är du vår nya Executive Assistant? Hos oss kommer du att få varierande arbetsuppgifter nära vår VD Haider i en spännande expansiv miljö. Denna roll som VD-assistent är placerad på vårt nya fina kontor i Alby, och du ska här stötta VD med administrativa uppgifter, leverantörskontrakt, planering, bokningar, förberedande till möten och andra uppgifter som dyker upp under dagarna. Vi behöver avlastning från dig som har ett gott öga för struktur, service och tycker om att ligga steget före. Är du dessutom matintresserad är rollen perfekt för dig. Vi på Hot Chilly säljer matvaror från Mellanöstern. Vi är ett företag med familjär stämning. Marknadsföring är en del av våran utvecklingsplan och vi tycker om att få sätta färg och krydda på tillvaron. 

Ansvarsområden
Din huvudsakliga uppgift i rollen är att stödja och supportera vår VD Haider Al-Kaizhwan i det dagliga arbetet. Du är den som ligger steget före och ser till att allt flyter på så smidigt som möjligt. Du kommer också vara delaktig i uppgifter så som:


Administrativ support till VD och vara behjälplig i övriga ad-hoc uppgifter i vardagen.
Kontorsansvar och kontakt med leverantörer.
Ta fram kostnads- och artikelkalkyler, delaktig i budgetarbete och resultatsammanställningar.
Vara behjälplig vid implementation av nytt affärssystem.
Ta fram underlag för interna rapporter och att förbereda presentationsmaterial inför möten.
Dokumentera, arkivera och följa upp viktiga punkter och beslut från möten.
Personalfrågor och diverse HR-relaterade uppgifter.
Uppdateringar i sociala medier och sköta viss internkommunikation.
Förbättring och effektivitetsarbete samt planering av kalender och mötesbokningar.
Vara spindeln i nätet på kontoret och ha ordning och reda.


Arbetstider
Heltid och kontorstider 8-17. Vi uppskattar om du kan vara flexibel då visa uppgifter är av extra stor vikt. Resor inom Europa förekommer tillsammans med vår VD ett par gånger om året. Främst till matmässor.

Kvalifikationer
Vi tror att man kan lära sig det mesta när man har den rätta viljan och ett genuint intresse för sitt arbete. Hos oss på Hot Chilly står god mat från mellanöstern i fokus och vi ser gärna att du också har ett genuint matintresse och vill fortsätta att utveckla det med oss. Det som krävs av vår Executive Assistant är att du behärskar både svenska och engelska i tal och skrift. Vi ser också att du har en avslutad gymnasieutbildning och minst två års erfarenhet från ett liknande arbete. Som person är du är strukturerad, noggrann och har förmågan att kunna prioritera. Viktiga personliga egenskaper är också din känsla för integritet och förmågan att kommunicera på ett tydligt sätt eftersom att du kommer ha daglig kontakt med många människor. Har du dessutom erfarenhet från ett större bolag inom livsmedelsindustrin där du arbetat i Office365, Fortnox och Microsoft Dynamics ser vi det som ett stort plus. Rollen är bred och varierande så du får också gärna ha kunskaper inom PR och ekonomi. 
Du befinner dig nu troligtvis i en period då du är redo för att gå vidare och att få bidra med din kunskap och ditt engagemang hos oss. Hos oss får du en god möjlighet att vara med och bygga en god kultur, präglat av entreprenörskap, snabbhet och flexibilitet där syftet är att bygga en organisation som ombesörjer framtidens behov.

Ansökan
2020-06-22, urval och intervjuer kommer att ske löpande. Tjänsten kan komma att bli tillsatt innan sista ansökningsdag, ansök därför så snart som möjligt.
I den här rekryteringen samarbetar vi med Randstad och där svarar ansvarig rekryteringskonsult Kristin Olofsson gärna på frågor kring tjänsten på 072-988 90 38 och [email protected].

Om företaget
Hot Chilly är en dröm som startades nästan 20 år sedan då vi saknade alla våra älskade grönsaksinläggningar och råvaror här i vårt nya hemland. Idag har vi en stor marknadsandel inom all världens mat med fokus på mellanöstern. Vi strävar ständigt efter nya smaker och trender från världens alla hörn. Vår resa har givit oss kunskap och glädje i det vi gör. Numera finns många hundra artiklar i sortimentet och spännande smaker som ger färg, styrka och krydda till alla världens maträtter. Visa mindre

Du är placerad på Samordnings- och utvecklingsenheten som finns på kommunledningsförvaltningen i Botkyrka kommun. Enheten arbetar med flera olika områden såsom ekonomi, uppföljning, personal, verksamhetsutveckling, administrativt stöd, utredningar och chefsstöd i många olika frågor.
Kommunledningsförvaltningen är kommunstyrelsens tjänstemannastab. Uppdraget är att hjälpa kommunstyrelsen i sitt arbete. Det gör förvaltningen genom att leda, samordna och följa upp helheten i den kommunala verksamheten samt genomföra arbete för att uppnå kommunstyrelsens beslutade årliga mål.



ARBETSUPPGIFTER
Är du en chefsassistent som brinner för god service och få saker att fungera enkelt och smidigt?
I denna roll som chefsassistent är ditt fokus att vara ett administrativt och koordinerande stöd åt Botkyrkas Kommundirektör samt Kommunstyrelsens ordförande.
Vi söker dig som gillar ett högt tempo i kombination med att du trivs med att ge en hög grad av service till uppdragsgivarna som finns på kommunledningsförvaltningen.
Som chefsassistent till kommunledningen ger du ett kvalificerat administrativt stöd till framförallt kommundirektör och kommunstyrelsen där du bidrar till att deras vardag fungerar smidigt. Rollen innebär ett nära samarbete med kommunledningen och i arbetet tar du egna initiativ till förbättring och arbetar proaktivt.
I rollen hanterar du mötesbokningar, mötesdokumentation, personaladministration samt att du ansvarar för administration kring konferenser vilket kan innebära att ta fram presentationsmaterial och göra bokningar. Tjänsten innebär också arbete med diarieföring och du assisterar kommundirektören med bland annat fakturahantering, inköp, viss budgetuppföljning och statistikuppföljning. Du bistår med underlag till behörighetsadministration och att uppdatera samarbetsrum. I rollen ingår ett flertal olika administrativa sysslor som kan variera över tid.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har gymnasieutbildning och eventuellt en eftergymnasial påbyggnad inom administration. Du behöver minst fem års erfarenhet av arbetet med administrativa uppgifter till en kommunledning eller motsvarande. Du är van att och har erfarenhet av att med öppenhet och nyfikenhet stödja och bidra där det behövs. Vi utgår ifrån att du har god kommunikativ förmåga, såväl muntligt som skriftligt. Du är van vid att arbeta i Officepaketet och behärskar det väl.
Vi premierar att du tycker om att skapa administrativa förenklingsmöjligheter så att vår vardag blir enklare.

För att lyckas i rollen bör du ha följande förmågor:
- Serviceinriktad
- Initiativtagande och lösningsorienterad
- Strukturerad
- Samarbetsförmåga
- God skriftlig förmåga i svenska språket
- Kulturell medvetenhet

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.


ÖVRIGT
Vår ledstjärna är Medborgarens fokus. Allt vi gör ska bidra till platsen Botkyrka och till dem som lever och verkar här. Botkyrkaborna är medskapare i all utveckling inom kommunen och vi möter de behov som finns genom att leva våra värdeord; öppna, ansvarstagande, modiga och energiska.
Vår organisation ska kännetecknas av mångfald och återspegla samhällets struktur. Vi vet att olikheter berikar och välkomnar alla att söka jobb hos oss. Välkommen att göra skillnad för medborgarna i Botkyrka. Tillsammans når vi resultat.


Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Visa mindre