Lediga jobb som Registrator i Botkyrka

Vill du ha meningsfulla arbetsuppgifter som gör skillnad i människors liv? Välkommen till kommunen som är långt ifrån lagom!


Botkyrka kommun är den sjätte största kommunen i Stockholms län och består av kommundelarna Alby, Fittja, Hallunda, Norsborg, Tullinge, Tumba, Vårsta och Grödinge. Botkyrka kommun har cirka 95 000 invånare och drygt 6 400 medarbetare.


Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen?ansvarar för kommunens arbetsmarknadsåtgärder, daglig verksamhet, vuxenutbildning och frågor som rör högre utbildning, till exempel yrkeshögskoleutbildningar och andra eftergymnasiala utbildningar. Vårt mål är att ge Botkyrkaborna bra förutsättningar att komma ut i studier, arbete och sysselsättning. Vi är 330 medarbetare som arbetar för att möjliggöra att fler medborgare når egenförsörjning.



Tjänsten och arbetsuppgifterna
Vi söker en registrator/nämndsekreterare som vill ha en central och utvecklande roll i förvaltningens arbete med ärendeprocesser och informationshantering.

I rollen ansvarar du för diarieföring, dokumenthantering och utlämnande av handlingar samt för att stödja förvaltningen i nämndadministrationen. Du arbetar nära chefer, handläggare och förtroendevalda och bidrar till att processer följer lagstiftning, interna rutiner och etablerade arbetssätt. Rollen innefattar även samordning och stöd till verksamhetens registratorer samt utveckling av rutiner inom informations- och dokumenthantering.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

- ansvara för förvaltningens diarieföring och dokumenthantering
- hantera utlämnande av handlingar enligt gällande lagstiftning
- samordna, utbilda och stödja verksamhetens registratorer
- ta fram kallelser och föra protokoll vid nämndsammanträden
- representera förvaltningen i kommungemensamma forum och nätverk
- utveckla rutiner och arbetssätt inom informations- och dokumenthantering
- genomföra ärendeberedning tillsammans med chefer och handläggare.

Som registrator/nämndsekreterare får du en varierad och självständig roll med många kontaktytor.
Du arbetar både operativt och utvecklingsinriktat och har möjlighet att påverka rutiner och processer i hela förvaltningen på ett sätt som bidrar till kvalitet, ordning och transparens.

Vi erbjuder dig
Du blir en del av förvaltningskontoret på Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen, där ekonomi-, kvalitets- och administrationsfrågor samlas. Här arbetar kollegor med olika funktioner som tillsammans stödjer hela förvaltningen och bidrar till ett gemensamt arbetssätt. Vi samarbetar nära, delar kunskap och stöttar varandra i både vardagliga och mer komplexa frågor. Förvaltningen befinner sig i ett utvecklingsskede inom ärendeberedning, informationshantering och dokumentstyrning, där du som registrator/nämndsekreterare får en betydande roll i att skapa ordning, struktur och långsiktiga lösningar.

Hos oss får du möjlighet att växa i din profession och fördjupa din kompetens inom nämndadministration och informationsförvaltning. Arbetsplatsen ligger i centrala Tumba, nära stationen och med goda pendlingsmöjligheter. Vi tillämpar årsarbetstid som ger utrymme att planera arbetet på ett sätt som skapar balans i vardagen, och det finns möjlighet till visst distansarbete. Som medarbetare i Botkyrka kommun får du också ta del av förmåner som friskvårdsbidrag, kompetensutveckling och ett arbetsklimat där omtanke, engagemang och lärande är viktiga delar av vår vardag.

Du som söker till oss
Du har en relevant samhällsvetenskaplig högskoleutbildning eller annan utbildning och erfarenhet som vi bedömer likvärdig. Du har arbetat med kvalificerad administration inom offentlig sektor och har erfarenhet av att hantera ärenden som styrs av lagar och regler inom det offentligrättsliga området. Du har även arbetat med skriftlig dokumentation där precision och korrekthet är avgörande.

Övriga krav:

- Erfarenhet av att arbeta enligt kommunallagen, förvaltningslagen och offentlighets- och sekretesslagen.
- Erfarenhet av arbete i administrativa system, exempelvis ärendehanterings- eller diarieföringssystem.
- Erfarenhet av att sammanställa beslutsunderlag eller andra handlingar som ingår i formella beslutsprocesser.

Vi ser det som meriterande om du har:

- Erfarenhet av arbete som nämndsekreterare.
- Erfarenhet av diarieföring eller dokument- och informationshantering.
- Erfarenhet av att leda processer eller projekt.

Som nämndsekreterare behöver du arbeta strukturerat och skapa ordning i ärendeflöden som sträcker sig över flera delar av organisationen. Rollen innebär att du samordnar, förbereder och leder formella moment som protokollföring, vilket gör det värdefullt att du tar dig an arbetet metodiskt och med överblick. Eftersom du är ett stöd till både handläggare, chefer och förtroendevalda har du en samarbetsorienterad ingång i ditt arbete och bidrar till att processer fungerar smidigt från början till slut.

För att lyckas i rollen är det en fördel om du har lätt att analysera information, göra bedömningar och se samband som påverkar ärendets gång. När frågor uppstår i processen behöver du kunna hitta genomtänkta och hållbara lösningar som följer lagstiftning och interna rutiner. Du möter många olika parter i ditt dagliga arbete, och därför är det viktigt att du kommunicerar tydligt, hanterar frågor professionellt och skapar tillit i dina kontakter. Visa mindre

Botkyrka kommun är den sjätte största kommunen i Stockholms län och består av kommundelarna Alby, Fittja, Hallunda-Norsborg, Tullinge, Tumba och Vårsta-Grödinge. Botkyrka kommun har cirka 95 000 invånare och cirka 6 400 medarbetare.


Kommunstyrelseförvaltningen ansvarar för styrning, ledning och samordning i kommunen. Vi bidrar till att visioner och politiska beslut blir verklighet. Vi är drygt 250 medarbetare med specialistkunskaper inom bland annat ekonomi, HR, kommunikation, utveckling och förvaltning, digitalisering, juridik, platsutveckling och trygghets- och säkerhetsfrågor.



Tjänsten och arbetsuppgifterna
Botkyrka kommun söker nu en kommunregistrator som vill vara med och bidra till och utveckla kommunens verksamhet.

Som kommunregistrator är du centralt placerad på kanslienheten som ingår i styrnings- och utvecklingsavdelningen på kommunstyrelseförvaltningen. Avdelningen ansvarar för styrning, ledning och stöd inom bland annat juridik, registratur, kommunarkiv, ärendeberedning, koncernsamordning, samhälls- och demokratiutveckling.

I rollen som kommunregistrator ingår:

- Sedvanliga registratoruppgifter som att registrera inkomna handlingar, hantera utlämnande av allmänna handlingar och sekretessprövningar.
- Samordnande roll för registraturfunktionen på kommunstyrelseförvaltningen som ansvarar för att registrera, fördela och lämna ut handlingar samt utbilda.
- Stötta medarbetare i övriga kommunorganisationen i hanteringen av information i diariet. Arbetet bedrivs tillsammans med en huvudregistrator.
- Ansvar för revidering eller framtagande av nya styrdokument inom registraturområdet.

Som kommunregistrator håller du ihop det kommunövergripande registratorsnätverket för att utveckla processer och rutiner.

Vi erbjuder dig
Du kommer att ingå i en grupp med kollegor där kompetensen är bred och ambitionen hög som ställer upp och stöttar varandra. Det kommer finnas goda möjligheter för dig att vara med att påverka och tillsammans med dina kollegor hitta nya sätt att arbeta för att utveckla registraturfunktionen.

Du som söker till oss
Har högskoleutbildning inom arkiv- och informationsvetenskap eller annan utbildning som bedöms som likvärdig. Du har flera års erfarenhet av arbete som registrator inom offentlig verksamhet, gärna kommunal. Du har mycket god kännedom om lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet och registratorsfunktionen, främst offentlighets- och sekretesslagstiftning, kommunallagen, förvaltningslagen och dataskyddsförordningen. Du har mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.

Vi ser det som meriterande med:

- Särskilt meriterande med kommunal erfarenhet
- Erfarenhet av att ha arbetat i Public 360
- Erfarenhet av att leda och driva projekt i samverkan med andra

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Du är social, prestigelös, har lätt att knyta nya kontakter samt har en god kommunikativ förmåga. Du arbetar effektivt, både enskilt och i grupp, och har förmåga att prioritera utan att göra avkall på kvalitet. Du är utvecklingsinriktad och vill bidra till att utveckla och förbättra de processer som du leder eller är del av samt inspirerar och bidrar till andra kollegors och verksamhetens utveckling.

Om oss

Botkyrka är en kommun full av kontraster där storstadens förortsmiljö möter landsbygdens skogar, ängar, sjöar och havskust. I vår kommun talas ungefär 100 olika språk och här lever människor med bakgrund från världens alla hörn.


Vi strävar efter att Botkyrkaborna ska vara delaktiga i kommunens utveckling och det är deras behov, rättigheter och förutsättningar som leder oss i arbetet. Vi har medborgarens fokus i allt vi gör.


Vi är öppna, ansvarstagande, modiga och energiska och letar alltid efter nya kollegor som vill vara med och skapa framtidens Botkyrka. Vi erbjuder en inspirerande arbetsplats full av möjligheter där vi tillsammans skapar de bästa förutsättningarna för en hållbar framtid.


Är du vår nästa kollega? Välkommen till kommunen som är långt ifrån lagom!


Övrig information

Du som medarbetare är det viktigaste vi har för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag. Vi erbjuder därför en rad förmåner utöver den individuella lönen - för ett hållbart arbetsliv. Läs mer här: https://www.botkyrka.se/jobb-och-vuxenutbildning/jobba-hos-oss/vart-arbetsgivarerbjudande


Botkyrka kommun har beslutat att blivande medarbetare som kommer i kontakt med barn eller ungdomar eller barn under 18 år i verksamhet inom ramen för 9 § LSS ska visa utdrag ur belastningsregistret. Det gäller även för medarbetare inom gymnasieskolan, kultur- och fritidsverksamhet, hemtjänst, personlig assistans, servicehus samt vård- och omsorgsboende.


Vi arbetar med kompetensbaserad rekrytering för att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och därmed motverka diskriminering. Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring och undanber oss kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Visa mindre

Botkyrka kommun är den sjätte största kommunen i Stockholms län och består av kommundelarna Alby, Fittja, Hallunda-Norsborg, Tullinge, Tumba och Vårsta-Grödinge. Botkyrka kommun har cirka 95 000 invånare och cirka 6 400 medarbetare.


Utbildningsförvaltningen ansvarar för förskola, fritidshem, grundskola, gymnasium samt grund- och gymnasiesärskola. Vi har drygt 3 200 medarbetare vid 45 förskolor, 22 grundskolor och fyra gymnasieskolor. Här finns ett stort engagemang för att alla barn och elever ska få undervisning av hög kvalitet, möjlighet att utvecklas och att nå sin fulla potential. I Botkyrka ser vi att framgång i skolan är nyckeln till ett gott liv och den starkaste skyddsfaktorn för framtiden.



Tjänsten och arbetsuppgifterna

Tjänsten är ett vikariat under föräldraledighet för ett år med möjlighet till förlängning.

Utbildningsförvaltningens kvalitetsenhet består av fyra team och din roll är placerad i teamet för utredning och kansli. Teamet består av fyra utredare, nämndsekreterare och registrator. Det dagliga arbetet leds av teamets samordnare och i övrigt direkt rapporterar du till närmsta chef.

Som registrator på utbildningsförvaltningen är du en nyckelperson med särskilda kunskaper om hur förvaltningen ska hantera handlingar, både offentliga och interna. Du behöver ha ett helhetsperspektiv med fokus på utveckling. Du är förvaltningens dataskyddsombud med ett särskilt ansvar att personuppgifter hanteras rätt. Du kommer att vara navet i förvaltningens informationshantering och måste kunna bedöma hur olika typer av information ska hanteras på ett juridiskt korrekt sätt.

I dina arbetsuppgifter ansvarar du för sedvanliga registratorsuppgifter såsom diariet, informationshanteringsplan, hantering av inkommande och utgående post och förvaltningsarkiv. Du arbetar med administrativa processer av olika slag, t.ex. skolskjutsfrågor, att skriva vissa tjänsteskrivelser och att organisera synpunktshanteringen inom utbildningsförvaltningen. Arbetet innebär en nära kontakt med chefer och medarbetare. Du fungerar som ett konsultativt stöd mot verksamheterna och ger råd och stöd i både system- informations- och ärendehanteringsfrågor utifrån de lagar och förordningar som styr dokumenthanteringen inom offentlig förvaltning. Vi ser även att rollen kräver en god samordningsförmåga.

I arbetet ingår att ha många och viktiga kontakter med medborgare, medarbetare inom kommunen och med andra myndigheter. Du arbetar närmast tillsammans med förvaltningens nämndsekreterare och ni bildar ett starkt team som ger ett professionellt administrativt stöd. I tjänsten ingår också att fungera som biträdande nämndsekreterare och det innebär att du kan ta ansvaret då nämndsekreteraren är frånvarande.

Du kommer även att ansvara för att analysera, utveckla och förbättra befintliga processer kring registratur, diarium och administration samt genomföra utbildningar och informationsinsatser inom ansvarsområdet. Du kommer att ingå i nätverk och utvecklingsgrupper som träffas regelbundet för samverkan, kunskapsdelning och utveckling.



Vi erbjuder dig
Vi är ett engagerat gäng som stöttar förvaltningens chefer och medarbetare så att det dagliga arbetet kan utföras effektivt och professionellt. Rollen som registrator/dokumentcontroller kan du själv påverka och utveckla, i dialog med chef och kollegor.

Du som söker till oss
Krav: Du har minst gymnasieexamen med påbyggnad inom registratur eller administration.
Du har arbetat med kvalificerat administrativt arbete samt registratur i minst två år. Du har god förståelse för hur det är att arbeta i en politiskt styrd organisation. Erfarenhet av dokumenthanteringsarbete i offentlig sektor är meriterande. Du har god administrativ förmåga, är noggrann och tycker om ordning och reda. Du är angelägen om att ge kollegor ett starkt administrativt stöd och medborgare en god service. För att lyckas i din roll som registrator drivs du av att förbättra och utveckla rutiner. Att ha ett intresse för utbildningsfrågor ser vi som positivt. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och din förmåga att arbeta självständigt men också i samverkan med andra.
Vi vill även att du ska ha god kännedom om offentlighetsprincipen, offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen, kommunallagen samt dataskyddsförordningen (GDPR).


Personliga egenskaper
Vem är du? För att trivas i rollen hos oss är du van att själv strukturera ditt arbete och ta ansvar för dina arbetsuppgifter och deadlines. Du är en samarbetsorienterad teamplayer som gillar att ge god service utifrån ett lösningsfokuserat angreppsätt. Du är en duktig kommunikatör och tycker om att skriva och förmedla information både enskilt och till grupper.

Om oss

Botkyrka är en kommun full av kontraster där storstadens förortsmiljö möter landsbygdens skogar, ängar, sjöar och havskust. I vår kommun talas ungefär 100 olika språk och här lever människor med bakgrund från världens alla hörn.


Vi strävar efter att Botkyrkaborna ska vara delaktiga i kommunens utveckling och det är deras behov, rättigheter och förutsättningar som leder oss i arbetet. Vi har medborgarens fokus i allt vi gör.


Vi är öppna, ansvarstagande, modiga och energiska och letar alltid efter nya kollegor som vill vara med och skapa framtidens Botkyrka. Vi erbjuder en inspirerande arbetsplats full av möjligheter där vi tillsammans skapar de bästa förutsättningarna för en hållbar framtid.


Är du vår nästa kollega? Välkommen till kommunen som är långt ifrån lagom!


Övrig information

Du som medarbetare är det viktigaste vi har för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag. Vi erbjuder därför en rad förmåner utöver den individuella lönen - för ett hållbart arbetsliv. Läs mer här: https://www.botkyrka.se/jobb-och-vuxenutbildning/jobba-hos-oss/vart-arbetsgivarerbjudande


Botkyrka kommun har beslutat att blivande medarbetare som kommer i kontakt med barn eller ungdomar eller barn under 18 år i verksamhet inom ramen för 9 § LSS ska visa utdrag ur belastningsregistret. Det gäller även för medarbetare inom gymnasieskolan, kultur- och fritidsverksamhet, hemtjänst, personlig assistans, servicehus samt vård- och omsorgsboende.


Vi arbetar med kompetensbaserad rekrytering för att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och därmed motverka diskriminering. Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring och undanber oss kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Visa mindre

Botkyrka kommun är den femte största kommunen i Stockholms län och består av kommundelarna Alby, Fittja, Hallunda-Norsborg, Tullinge, Tumba och Vårsta-Grödinge. Botkyrka kommun har cirka 95 000 invånare och cirka 6 000 medarbetare.


Samhällsbyggnadsförvaltningen förvaltar och utvecklar både stad och landsbygd inom kommunen. Vi har det samlade ansvaret för att planera och skapa de fysiska, juridiska och affärsmässiga förutsättningarna för en trygg och god livsmiljö i Botkyrka. Våra 125 medarbetare arbetar för att möjliggöra för ett bra boende och en attraktiv närmiljö oavsett var i livet man befinner sig.



Inom Samhällsbyggnadsförvaltningen finns en rad olika enheter, däribland en administrativ enhet som ger stöd åt både chefer och medarbetare.

Enheten har ett nära samarbete med övriga funktioner inom Samhällsbyggnadsförvaltningen, där totalt 120 personer arbetar.

Tjänsten och arbetsuppgifterna
Vår kollega flyttar norrut och vi söker nu en dokumentcontroller/ huvudregistrator till vår förvaltning.

Som huvudregistrator på samhällsbyggnadsförvaltningen är du en nyckelperson i arbetet med ärendehantering och administration. Du har ett helhetsperspektiv med fokus på utveckling. Till vår förvaltning inkommer cirka 700 synpunkter varje år från medborgare samtidigt som vi arbetar med många ärenden över hela förvaltningen. Som Huvudregistrator kommer du ha överblick över hela förvaltningens flöden av ärenden. Du kommer bland annat fördela ärenden, ta hand om remisser, synpunktshantering med mera.

Vi är mitt uppe i en utvecklingsresa för hela vår förvaltning där målet är att digitalisera hela processer, bland annat diarieföring. Detta medför stora förändringar som påverkar både organisationen och våra arbetssätt. Det ställer också högre krav på att kunna upprätthålla de allt högre insynskraven som ställs på vår verksamhet. Du kommer att vara navet i förvaltningens informationshantering och måste kunna bedöma hur olika typer av information ska hanteras på ett juridiskt korrekt sätt.

Arbetet som registrator hos oss innebär en nära kontakt med chefer och medarbetare. Du fungerar som ett konsultativt stöd mot verksamheterna och ger råd och stöd i både system- informations- och ärendehanteringsfrågor utifrån de lagar och förordningar som styr dokumenthanteringen inom offentlig förvaltning.

I din roll kommer du att:

- ansvara för att analysera, utveckla och förbättra befintliga processer kring registratur, diarium och administration
- genomföra utbildningar och informationsinsatser inom ansvarsområdet
- ansvarar för posthantering, registrering och bedömning av handlingar
- ansvara för en kvalitetssäkrad diarieföring och förvaltning av handlingar

Vi erbjuder dig
Den administrativa enhet som du kommer att tillhöra omfattar bland annat funktionerna HR, IT, kommunikation, nämndsekretariat, assistenter och registratur och består av tolv trevliga arbetskamrater. Vår arbetsplats finns i kommunhuset i Tumba.
Du kommer att ingå i ett nära team om fem personer som består av assistenter, koordinatorer och en till registrator. Ni ingår i nätverk och utvecklingsgrupper som träffas regelbundet för samverkan, kunskapsdelning och utveckling
Vad erbjuder vi? Vi är ett engagerat gäng som stöttar förvaltningens chefer och medarbetare så att det dagliga arbetet kan utföras effektivt och professionellt. Rollen som registrator kan du själv påverka och utveckla, i dialog med chef och kollegor.

Nu söker vi dig som vill spela en central roll i framtagandet av kloka lösningar som tar oss vidare in i framtiden!

Du som söker till oss
Vi söker sig som har en gymnasieexamen med påbyggnad inom registratur eller administration samt har arbetat med kvalificerat administrativt arbete samt registratur i minst två år.

Vidare ser vi att du:

- har god kännedom om offentlighetsprincipen, offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen, kommunallagen samt dataskyddsförordningen (GDPR)
- har tidigare kunskap och erfarenhet av Public 360
- har vana från att kommunicera på svenska både skriftligt och muntligt

Vi ser det meriterande om du:

- har agerat dataskyddsombud i en tidigare roll
- har erfarenhet från att arbeta med nämndadministration

För att trivas i rollen hos oss är du van att själv strukturera ditt arbete och ta ansvar för dina arbetsuppgifter och deadlines. Du är en samarbetsorienterad teamplayer som gillar att ge god service utifrån ett lösningsfokuserat angreppsätt. Du är en duktig kommunikatör och tycker om att skriva och förmedla information både enskilt och till grupper.

Om oss

Botkyrka är en kommun full av kontraster där storstadens förortsmiljö möter landsbygdens skogar, ängar, sjöar och havskust. I vår kommun talas ungefär 100 olika språk och här lever människor med bakgrund från världens alla hörn.


Vi strävar efter att Botkyrkaborna ska vara delaktiga i kommunens utveckling och det är deras behov, rättigheter och förutsättningar som leder oss i arbetet. Vi har medborgarens fokus i allt vi gör.


Vi är öppna, ansvarstagande, modiga och energiska och letar alltid efter nya kollegor som vill vara med och skapa framtidens Botkyrka. Vi erbjuder en inspirerande arbetsplats full av möjligheter där vi tillsammans skapar de bästa förutsättningarna för en hållbar framtid.


Är du vår nästa kollega? Välkommen till kommunen som är långt ifrån lagom!


Förmåner

Du som medarbetare är det viktigaste vi har för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag. Vi erbjuder därför en rad förmåner utöver den individuella lönen - för ett hållbart arbetsliv. Läs mer här: https://www.botkyrka.se/jobb-och-vuxenutbildning/att-arbeta-pa-botkyrka-kommun/jobba-tillsammans-med-oss/villkor-och-formaner


Botkyrka kommun arbetar med kompetensbaserad rekrytering för att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och därmed motverka diskriminering. Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring och undanber oss kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Visa mindre

Botkyrka kommun är den femte största kommunen i Stockholms län och består av kommundelarna Alby, Fittja, Hallunda-Norsborg, Tullinge, Tumba och Vårsta-Grödinge. Botkyrka kommun har cirka 93 000 invånare och cirka 6 000 medarbetare.


Utbildningsförvaltningen ansvarar för förskola, fritidshem, grundskola, gymnasium och särskola. Vi har drygt 3 200 medarbetare vid 45 förskolor, 22 grundskolor och fyra gymnasieskolor. Här finns ett stort engagemang för att alla barn och elever ska få undervisning av hög kvalitet, möjlighet att utvecklas och att nå sin fulla potential. I Botkyrka ser vi att framgång i skolan är nyckeln till ett gott liv och den starkaste skyddsfaktorn för framtiden.



Tjänsten och arbetsuppgifterna
Utbildningsförvaltningens kvalitetsenhet består av fyra team och din roll är placerad i teamet för utredning och kansli.

Teamet består av fyra utredare, nämndsekreterare och registrator. Det dagliga arbetet leds av teamets samordnare, i övrigt direkt rapporterar du till utbildningsförvaltningens kvalitetschef.

Som registrator på utbildningsförvaltningen är du en nyckelperson med särskilda kunskaper om hur förvaltningen ska hantera handlingar, både offentliga och interna. Du behöver ha ett helhetsperspektiv med fokus på utveckling. Du är förvaltningens dataskyddsombud med ett särskilt ansvar att personuppgifter hanteras rätt. Du kommer att vara navet i förvaltningens informationshantering och måste kunna bedöma hur olika typer av information ska hanteras på ett juridiskt korrekt sätt.

I dina arbetsuppgifter ansvarar du för sedvanliga registratorsuppgifter såsom diariet, informationshanteringsplan, hantering av inkommande och utgående post och förvaltningsarkiv. Du arbetar med administrativa processer av olika slag, t.ex. skolskjutsfrågor, att skriva vissa tjänsteskrivelser och att organisera synpunktshanteringen inom utbildningsförvaltningen. Arbetet innebär en nära kontakt med chefer och medarbetare. Du fungerar som ett konsultativt stöd mot verksamheterna och ger råd och stöd i både system- informations- och ärendehanteringsfrågor utifrån de lagar och förordningar som styr dokumenthanteringen inom offentlig förvaltning. Vi ser även att rollen kräver en god samordningsförmåga.

I arbetet ingår att ha många och viktiga kontakter med medborgare, medarbetare inom kommunen och med andra myndigheter. Du arbetar närmast tillsammans med förvaltningens nämndsekreterare och ni bildar ett starkt team som ger ett professionellt administrativt stöd. I tjänsten ingår också att fungera som biträdande nämndsekreterare och det innebär att du kan ta ansvaret då nämndsekreteraren är frånvarande.

Du kommer även att ansvara för att analysera, utveckla och förbättra befintliga processer kring registratur, diarium och administration samt genomföra utbildningar och informationsinsatser inom ansvarsområdet. Du kommer att ingå i nätverk och utvecklingsgrupper som träffas regelbundet för samverkan, kunskapsdelning och utveckling.



Vi erbjuder dig
Vi är ett engagerat gäng som stöttar förvaltningens chefer och medarbetare så att det dagliga arbetet kan utföras effektivt och professionellt. Rollen som registrator/dokumentcontroller kan du själv påverka och utveckla, i dialog med chef och kollegor.

Du som söker till oss
Krav: Du har minst gymnasieexamen med påbyggnad inom registratur eller administration.
Du har arbetat med kvalificerat administrativt arbete samt registratur i minst två år. Du har god förståelse för hur det är att arbeta i en politiskt styrd organisation. Erfarenhet av dokumenthanteringsarbete i offentlig sektor är meriterande. Du har god administrativ förmåga, är noggrann och tycker om ordning och reda. Du är angelägen om att ge kollegor ett starkt administrativt stöd och medborgare en god service. För att lyckas i din roll som registrator drivs du av att förbättra och utveckla rutiner. Att ha ett intresse för utbildningsfrågor ser vi som positivt. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och din förmåga att arbeta självständigt men också i samverkan med andra.
Vi vill även att du ska ha god kännedom om offentlighetsprincipen, offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen, kommunallagen samt dataskyddsförordningen (GDPR).


Personliga egenskaper
Vem är du? För att trivas i rollen hos oss är du van att själv strukturera ditt arbete och ta ansvar för dina arbetsuppgifter och deadlines. Du är en samarbetsorienterad teamplayer som gillar att ge god service utifrån ett lösningsfokuserat angreppsätt. Du är en duktig kommunikatör och tycker om att skriva och förmedla information både enskilt och till grupper.

Om oss

Botkyrka är en kommun full av kontraster där storstadens förortsmiljö möter landsbygdens skogar, ängar, sjöar och havskust. I vår kommun talas ungefär 100 olika språk och här lever människor med bakgrund från världens alla hörn.


Vi strävar efter att Botkyrkaborna ska vara delaktiga i kommunens utveckling och det är deras behov, rättigheter och förutsättningar som leder oss i arbetet. Vi har medborgarens fokus i allt vi gör.





Vi är öppna, ansvarstagande, modiga och energiska och letar alltid efter nya kollegor som vill vara med och skapa framtidens Botkyrka. Vi erbjuder en inspirerande arbetsplats full av möjligheter där vi tillsammans skapar de bästa förutsättningarna för en hållbar framtid.


Är du vår nästa kollega? Välkommen till kommunen som är långt ifrån lagom!


Förmåner

Du som medarbetare är det viktigaste vi har för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag. Vi erbjuder därför en rad förmåner utöver den individuella lönen - för ett hållbart arbetsliv. Läs mer här: https://www.botkyrka.se/jobb-och-vuxenutbildning/att-arbeta-pa-botkyrka-kommun/jobba-tillsammans-med-oss/villkor-och-formaner


Botkyrka kommun arbetar med kompetensbaserad rekrytering för att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och därmed motverka diskriminering. Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring och undanber oss kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Visa mindre

Botkyrka kommuns samhällsbyggnadsförvaltning har det samlade ansvaret för att planera och skapa de fysiska, juridiska och affärsmässiga förutsättningarna för en trygg och god livsmiljö och ett attraktivt Botkyrka. Botkyrka är en expansiv kommun med bl.a. målsättningen att skapa förutsättningar för 1 000 nya bostäder per år. Den kommunala sektorn står inför stora utmaningar och möjligheter. Samhället förändras och kommunerna förväntas jobba smartare och effektivare. Vi måste också skapa förutsättningar för en hållbar samhällsutveckling.

Inom Samhällsbyggnadsförvaltningen finns en rad olika enheter, däribland en administrativ enhet som ger stöd åt både chefer och medarbetare. Enheten har ett nära samarbete med övriga funktioner inom Samhällsbyggnadsförvaltningen, där totalt 120 personer arbetar.

Den administrativa enhet som du kommer att tillhöra omfattar bland annat funktionerna HR, IT, kommunikation, ekonomi, nämndsekretariat, assistenter och registratur och består av tretton trevliga arbetskamrater. Vår arbetsplats finns i kommunhuset i Tumba.

Nu söker vi dig som vill spela en central roll i framtagandet av kloka lösningar som tar oss vidare in i framtiden!

ARBETSUPPGIFTER
Som registrator/dokumentcontroller på samhällsbyggnadsförvaltningen är du en nyckelperson i arbetet med ärendehantering och administration. Du behöver ha ett helhetsperspektiv med fokus på utveckling. Vi är mitt uppe i en utvecklingsresa där målet är att digitalisera hela processen kring diarieföring och detta medför stora förändringar som påverkar både organisationen och våra arbetssätt. Det ställer också högre krav på att kunna upprätthålla de allt högre insynskraven som ställs på vår verksamhet. Du kommer att vara navet i förvaltningens informationshantering och måste kunna bedöma hur olika typer av information ska hanteras på ett juridiskt korrekt sätt.

Arbetet innebär en nära kontakt med chefer och medarbetare. Du fungerar som ett konsultativt stöd mot verksamheterna och ger råd och stöd i både system- informations- och ärendehanteringsfrågor utifrån de lagar och förordningar som styr dokumenthanteringen inom offentlig förvaltning. Vi ser även att rollen kräver en god samordningsförmåga.

Du kommer även att ansvara för att analysera, utveckla och förbättra befintliga processer kring registratur, diarium och administration samt genomföra utbildningar och informationsinsatser inom ansvarsområdet. Du kommer att ingå i nätverk och utvecklingsgrupper som träffas regelbundet för samverkan, kunskapsdelning och utveckling.

Du ansvarar för posthantering, registrering och bedömning av handlingar, en kvalitetssäkrad diarieföring och förvaltning av handlingar.
Inom kort byter vi dokument- och ärendehanteringssystem till Public 360 och du kommer att vara mycket involverad i att föra ut kunskap kring arbetssätt i ett nytt system.

KVALIFIKATIONER
Du har minst gymnasieexamen med påbyggnad inom registratur eller administration.
Du har arbetat med kvalificerat administrativt arbete samt registratur i minst två år.
Vi vill även att du ska ha god kännedom om offentlighetsprincipen, offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen, kommunallagen samt dataskyddsförordningen (GDPR).
Vi ser det som mycket meriterande med erfarenhet av att ha haft samordnande arbetsuppgifter.

Vem är du? För att trivas i rollen hos oss är du van att själv strukturera ditt arbete och ta ansvar för dina arbetsuppgifter och deadlines. Du är en samarbetsorienterad teamplayer som gillar att ge god service utifrån ett lösningsfokuserat angreppsätt. Du är en duktig kommunikatör och tycker om att skriva och förmedla information både enskilt och till grupper.

Vad erbjuder vi? Vi är ett engagerat gäng som stöttar förvaltningens chefer och medarbetare så att det dagliga arbetet kan utföras effektivt och professionellt. Rollen som registrator/dokumentcontroller kan du själv påverka och utveckla, i dialog med chef och kollegor.

ÖVRIGT
Vår ledstjärna är Medborgarens fokus. Allt vi gör ska bidra till platsen Botkyrka och till dem som lever och verkar här. Botkyrkaborna är medskapare i all utveckling inom kommunen och vi möter de behov som finns genom att leva våra värdeord; öppna, ansvarstagande, modiga och energiska.
Vår organisation ska kännetecknas av mångfald och återspegla samhällets struktur. Vi vet att olikheter berikar och välkomnar alla att söka jobb hos oss. Välkommen att göra skillnad för medborgarna i Botkyrka. Tillsammans når vi resultat.


Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Visa mindre