Lediga jobb som Kommunhandläggare i Botkyrka

Botkyrka kommun är den femte största kommunen i Region Stockholm och består av kommundelarna Alby, Fittja, Hallunda-Norsborg, Tullinge, Tumba och Vårsta-Grödinge.
Botkyrka kommun har cirka 93 000 invånare och cirka 6 000 medarbetare.

Omtalade kultur-, demokrati- och upplevelsesatsningar, expansivt näringsliv samt ung och internationell befolkning, gör Botkyrka till en händelse- och variationsrik kommun med plats för nytänkare.

Kommunledningsförvaltningens uppgift är att på kommunstyrelsens uppdrag driva, stödja, samordna och följa upp helheten i den kommunala verksamheten. Det kan vara allt från att verka för en hållbar kommun, genomföra exploateringar och demokratiutveckling till näringslivsfrågor eller planera informationsarbete. Det kan också handla om ekonomistyrning och att arbeta för en trygg och säker kommun. Kommunledningsförvaltningens verksamhet ska spegla medborgarnas behov i enlighet med politiska beslut.
Förvaltningen består av idag av sex avdelningar. Ett utvecklingsarbete inom kommunledningsförvaltningen pågår i syfte att skapa en ännu bättre och mer effektiv förvaltning. Som ett led i detta görs en organisationsöversyn varför det idag inte är beslutat vilken avdelning utredaren kommer att tillhöra. I nuvarande organisation är utredaren placerad inom Samordnings- och utvecklingsenheten på Samordnings- och stödavdelningen och rapporterar till administrativa chefen som ingår i förvaltningens ledningsgrupp. Organisatorisk placering kommer att tydliggöras under rekryteringsprocessen.
Samordnings- och utvecklingsenheten på kommunledningsförvaltningen är förvaltningens interna stöd och utvecklingsenhet med ansvar för bland annat stödprocesserna HR, ekonomi, mål- och budgetprocess samt verksamhets- och kvalitetsuppföljningar. Huvudansvaret för förvaltningens budget-, planerings-, och uppföljningsarbete ligger inom enhetens uppdrag. Enheten ansvarar också för administrativt stöd och behörig-beställarfunktionen inom förvaltningen.

Samordnings- och stödavdelningen leds av biträdande kommundirektör.


ARBETSUPPGIFTER
Som senior utredare har du förmåga att självständigt driva utredningsarbete inom en bred portfölj av frågeställningar. Du har erfarenhet av att arbeta i projekt och leda andra utan att vara chef. Kvalitetsarbete med fokus på mål- och verksamhetsstyrning samt uppföljning är också en viktig del av uppdraget. Du fungerar som ett stöd till förvaltningens chefer i framförallt planering och uppföljning av verksamheternas mål- och budgetarbete, vid delårsrapportering och verksamhetsuppföljningar. Du arbetar nära andra funktioner inom kommunledningsförvaltningen och har även uppdrag som omfattar flera förvaltningar inom kommunorganisationen. Du samarbetar med chefer och kollegor inom alla verksamhetsområden och kommunledningsförvaltningens alla avdelningar.

För att lyckas i rollen behöver du vara självständig, ha förmåga att snabbt sätta dig in i nya och komplexa frågeställningar med ett generalistiskt angreppssätt. Du har lätt för att uttrycka dig väl i tal och skrift samt är en god skribent med erfarenhet av att skriva fram ärenden inför politiska beslut. Du tycker om att samarbeta med andra och drivs av att vilja bidra till att skapa ett gott samarbete och goda resultat tillsammans med andra.

Vi förväntar oss att du driver och stödjer förvaltningsledningens verksamhetsuppföljningar, kvalitetsfrågor och utvecklingsfrågor i samråd med administrativ chef. Utifrån fattade beslut genomför du tillsammans med andra förbättringar och löpande utveckling av förvaltningens processer.


KVALIFIKATIONER
För tjänsten krävs minst treårig högskoleutbildning eller motsvarande kunskaper som arbetsgivaren bedömer likvärdigt.
Kunskaper och erfarenheter:
Förmåga att leda och samordna arbetsprocesser
Förmåga att leda och arbeta i projekt
Drivs av och har erfarenhet av att dela med sig av kunskaper och erfarenheter
Erfarenhet av att arbeta i beslutsstödsystem och verksamhetsplaneringssystem
Förmåga att presentera förslag och komplexa instruktioner pedagogiskt
Minst fem års erfarenhet av utrednings eller kvalitetsarbete i kommunal förvaltning.

Personliga egenskaper
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.
Du är initiativrik, flexibel, noggrann och kvalitetsmedveten. Arbetet med att driva utveckling och förbättra samt utveckla processer ser du som utmanande. Du har lätt för att kommunicera, är både lyhörd, smidig, serviceinriktad och tillmötesgående i samarbetet med kollegor och andra intressenter samtidigt som du är rak och tydlig. Du lyssnar, är lösningsfokuserad och löser konflikter på ett konstruktivt sätt samt är trygg och stabil med god självinsikt där du skiljer det personliga och professionella åt.
Du har lätt att situationsanpassa ditt beteende utifrån sammanhanget, trivs med att arbeta både tillsammans med andra och självgående med dina arbetsuppgifter och har lätt för att strukturera angreppssättet för att driva processen framåt. Som person tar du ansvar för dina arbetsuppgifter och planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete på ett omdömesfullt sätt.
Vi söker en kollega som är positiv, drivande, som tar ansvar för sin egen utveckling samt inspirerar och bidrar till andra kollegors och verksamhetens utveckling.


ÖVRIGT
Botkyrka är en kommun full av kontraster där storstadens förortsmiljö möter landsbygdens skogar, ängar, sjöar och havskust. I vår kommun talas ungefär 100 olika språk och här lever människor med bakgrund från världens alla hörn.
Vi strävar efter att Botkyrkaborna ska vara delaktiga i kommunens utveckling och det är deras behov, rättigheter och förutsättningar som leder oss i arbetet. Vi har medborgarens fokus i allt vi gör.

Vi är öppna, ansvarstagande, modiga och energiska och letar alltid efter nya kollegor som vill vara med och skapa framtidens Botkyrka. Vi erbjuder en inspirerande arbetsplats full av möjligheter där vi tillsammans skapar de bästa förutsättningarna för en hållbar framtid.

Är du vår nästa kollega? Välkommen till kommunen som är långt ifrån lagom!

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Visa mindre

Vi arbetar i en kommun som är full av kontraster. Här finns allt från täta förortscentrum, vackra boendemiljöer med intressant arkitektur, till landsbygd med vacker natur med skog, ängar, sjöar och havskust. Här talas över 100 språk och här bor människor med bakgrund från världens alla hörn.

Vi är öppna, ansvarstagande, modiga och energiska och letar alltid efter nya kollegor som vill vara med och bygga framtidens Botkyrka. Vi erbjuder en inspirerande plats full av möjligheter där vi tillsammans skapar de bästa förutsättningarna för en hållbar framtid. Vill du vara en energisk och delaktig medarbetare? Välkommen till Botkyrka, kommunen som är långt ifrån lagom!

ARBETSUPPGIFTER
I Botkyrka sker ett omfattande digitaliseringsarbete där tjänster mot medborgaren står i fokus. I detta arbete förnyas och utvecklas kommunens hantering av verksamhetsinformation. I denna förändringsprocess och till enheten Kommunarkiv och registratur, centralt placerad på demokrati- och kansliavdelningen, söker vi en kommunregistrator.

Arbetsbeskrivning

I rollen som kommunregistrator kommer Du vara en nyckelperson i att driva den digitala utvecklingen framåt för informationshantering, i nära samarbete med bland annat arkivarier, nämndsekreterare, jurist och medarbetare inom IT. Du arbetar med och kommer i kontakt med hela kommunens verksamheter och du kommer att ha en central och samordnande funktion och arbeta strategiskt med att utveckla och driva de frågor som ingår i uppdraget.

Ditt primära arbetsverktyg är kommunens dokument- och ärendehanteringssystem. Du är huvudansvarig för kommunens diarieföring och är även systemförvaltare och specialist för ärendehanteringssystemet. Du ger verksamheten råd och stöd i både system- och diarieföringsfrågor. Du säkrar också att allmänhetens och andra intressenters frågor hamnar hos rätt person eller kanaliseras till rätt del av kommunen. Som systemförvaltare förvaltar och utvecklar Du ärendehanteringssystemet genom exempelvis framtagande av rutiner, lathundar och mallar i systemet. Du kommer också hålla utbildningar samt driva och delta i utveckling av kommunens processer kopplade till ärende- och informationshantering. För närvarande håller vi på med att byta dokument- och ärendehanteringssystem till Public 360 och i detta arbete kommer Du, i din roll som specialist, att vara mycket involverad.
I din roll kommer du också att vara en av två registratorer som arbetar direkt med stöd mot kommunledningsförvaltningen. Inom kommunen finns ett verksamhetsövergripande nätverk för förvaltningarnas registratorer, här kommer Du att ha en drivande roll med möjlighet att påverka och utforma nätverkets form.

Exempel på arbetsuppgifter:
• Bedöma och registrera handlingar
• Agera systemförvaltare för Botkyrkas dokument- och ärendehanteringssystem
• Ta emot och hantera förfrågningar från allmänheten om bl.a. utlämnande av allmänna handlingar
• Genomföra utbildningar och andra informationsinsatser för medarbetare
• Kvalitetssäkra diarieförda ärenden
• Delta i arbete med att utveckla arbetssätt och rutiner
• Delta i arbete med att ta fram riktlinjer, rutiner och andra styrdokument inom ditt kompetensområde

KVALIFIKATIONER
Du har mångårig yrkesvana som registrator och gärna i arbetsledande funktion. Du har utbildning inom området såsom diplomering eller högskoleutbildning inom arkivvetenskap, informationshantering, statsvetenskap, samhällsvetenskap informatik eller annat relevant område.

Du har kunskaper i relevant lagstiftning, framför allt inom tryckfrihetsförordning samt offentlighets- och sekretesslagstiftning. Det är ett krav att Du har arbetat hos en offentlig arbetsgivare och meriterande om Du har erfarenhet av kommunal verksamhet. Du har dokumenterad erfarenhet av digital dokumenthantering och vana att ta fram rutiner samt handleda andra inom området.

Som person är Du självgående och utvecklingsinriktad. Du planerar, organiserar och prioriterar arbete på ett effektivt sätt. Du har ett prestigelöst förhållningssätt och Du har lätt för att kommunicera, både muntligt och skriftligt. Vi tror också att Du är en god arbetskamrat som har lätt för att samarbeta. Din förmåga att uttrycka dig väl på svenska är mycket god.

ÖVRIGT
Vår ledstjärna är Medborgarens fokus. Allt vi gör ska bidra till platsen Botkyrka och till dem som lever och verkar här. Botkyrkaborna är medskapare i all utveckling inom kommunen och vi möter de behov som finns genom att leva våra värdeord; öppna, ansvarstagande, modiga och energiska.
Vår organisation ska kännetecknas av mångfald och återspegla samhällets struktur. Vi vet att olikheter berikar och välkomnar alla att söka jobb hos oss. Välkommen att göra skillnad för medborgarna i Botkyrka. Tillsammans når vi resultat.

Intervjuer kommer att påbörjas kontinuerligt innan ansökningstiden tagit slut.

Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Visa mindre